Virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, noe som følger av åpenhetslovens § 4. Rent praktisk har vi lagt til grunn følgende metodikk:

1. Ansvarlighet er forankret i konsernets virksomheter og i de respektive styrene. Den enkelte virksomhet har på den måten forpliktet seg til å følge kravene i åpenhetsloven. Prinsippene om anstendighet i arbeidslivet er innarbeidet i interne prosedyrer som blir gjennomgått og revidert regelmessig.

2. Aktsomhetsvurderingene gjennomføres etter kartlegging av alle vesentlige leverandører og forretningspartnere, og i følgende trinn:

a. Leverandør- og forretningskjeder identifiseres
b. Informasjon innhentes fra leverandører og forretningspartnere
c. Risikovurdering gjennomføres som følge av kartleggingen

3. Risikofaktorene bearbeides, prioriteres og det iverksettes forebyggende tiltak, hovedsakelig gjennom avtalefestede retningslinjer for anstendighet i verdikjedene.

4. Ved identifisering av forhold hos leverandøren eller forretningspartnere som krever oppfølging, saksbehandles disse forholdene med tanke på å unngå eller redusere den skadelige virkningen.

5. En redegjørelse om aktsomhetsvurderingene, erfaringer og resultater så langt, utarbeides for publisering innen 30. juni 2023.

Leverandører og forretningspartnere

Verdikjedene er inndelt slik:

• Leverandør: Aktør som er involvert i fremstillingen av en vare eller en tjeneste. Åpenhetsloven definerer leverandørkjede i § 3 bokstav d. Leverandørkjeden omfatter alle ledd i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer *.
• Forretningspartner: Alle som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden. Det vil si levering av varer og/eller tjenester som ikke utgjør en del av virksomhetens tilbud.

*Blant «leverandørene» finnes virksomheter som defineres som «underleverandører» fordi de opererer med arbeidskraft som primær innsatsfaktor i en underleveranse. Et mindretall av disse er omfattet av åpenhetsloven og tas med i aktsomhetsvurderingene. Resten følges opp i samsvar med andre lov- og forskriftskrav, blant annet Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett.

Produkter og tjenester

Produktene og tjenestene som anskaffes kan deles inn i følgende hovedgrupper:

• Kjemikalier, maskiner, utstyr og verktøy, arbeidstøy, verne- og sikkerhetsutstyr, hygieneprodukter, råvarer mat og tjenestebiler
  
• Renovasjon, fasilitetstjenester og underleveranser

Produksjonen foregår i

• Norge, Norden, EU

Vi er dessuten oppmerksomme på at deler og komponenter kan ha andre opprinnelsesland.

Aesse Holding AS har merket seg at et grunnprinsipp for en bedrifts aktsomhetsvurderinger er at den skal tilpasses virksomhetens kontekst og risiko.

Figuren nedenfor viser prosessen for aktsomhetsvurderinger og støttetiltak i OECDs veileder for hvordan dette bør virke i en ansvarlig virksomhet.

Selv om virksomhetene til en viss grad er ulike, er prinsippene de samme når det gjelder metodikk og arbeidsflyt. Det er valgt en praktisk tilnærming som kan forklares ved hjelp av disse fem trinnene:

Åpenhetsloven er ny og følgelelig er metodikken for oppfølging også ny. Det vil derfor kunne komme justeringer i metodikken i tiden som kommer.

I gjeldende rutiner stilles det krav til forebyggende tiltak som begrenser risiko. Det er naturligvis variasjoner mellom virksomhetene i konsernet når det gjelder detaljer, men som et eksempel skriver Insider Facility Solutions AS dette i en av sine prosedyrer: Målet er at alle innkjøpsavtaler skal styres av interne etiske retningslinjer for anstendighet i arbeidslivet og kravet om bærekraftige prosesser i leverandørkjedene.

Andre hovedtrekk ved rutiner som beskriver prosesser for anskaffelse, er:

• Alle innkjøpsavtaler skal forankres sentralt i virksomheten.
• Det er utarbeidet kriterier for utvelgelse av leverandører.
• Beslutninger knyttet til avtaleinngåelse er samlet på få hender.
• En skriftlig avtale om å følge etiske retningslinjer signeres av kjøper og leverandør.

Dette er status på tidspunktet for publisering av denne redegjørelsen:

• Prosedyrer er utarbeidet, godkjent og implementert.
• Registre som gir oversikt over leverandører, underleverandører og forretningspartnere er etablert og klargjort for oppfølging av den enkelte virksomhet.
• Systemer for spørreskjema og innhenting av data fra virksomhetene er etablert.
• Rutiner for kartlegging og risikovurdering er etablert.
• Verktøy og systemer for saksbehandling av funn er aktivert.
• Løsninger for mottak av henvendelser er aktivert.

Det er tatt høyde for at rutinene bør revideres etter hvert som virksomhetene i konsernet skaffer seg erfaring.

Akkurat nå pågår et stort kartleggingsarbeid for å få kontroll på en betydelig mengde data. Det er lagt vekt på at det grunnlaget som nå legges, vil gjøre arbeidet lettere på sikt.

Det er inntil nå ikke gjort funn som skaper bekymring for brudd på anstendighet i kjedene.