Varslingsrutine
Dette er rutinen for varsling av kritikkverdige forhold i Insider Facility Solutions AS.
1. Formål
Denne rutinen
- Oppfordrer ansatte i Insider Facility Solutions AS til å varsle om kritikkverdige forhold.
- Forteller hvordan arbeidstakerne i Insider Facility Solutions AS kan varsle.
- Forteller hvordan arbeidsgiveren i Insider Facility Solutions AS skal motta, saksbehandle og følge opp selve varselet og den som varsler.
2. Hva er varsling om kritikkverdige forhold?
Varsling er at vi sier ifra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det.
Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med:
- Lover og regler (rettsregler).
- Skriftlige etiske retningslinjer.
- Etiske normer som det er bred tilslutning til i samfunnet.
Lovbrudd og straffbare forhold anses alltid som kritikkverdige forhold.
Eksempler på kritikkverdige forhold er:
- Fare for liv eller helse.
- Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, myndighetsmisbruk.
- Uforsvarlig arbeidsmiljø.
- Brudd på personopplysningssikkerheten.
Vær oppmerksom på at arbeidstaker kan ytre seg faglig, politisk eller kritisk om lønn, arbeidsmengde, fordeling av arbeidsoppgaver og alminnelige samhandlingsutfordringer, uten at dette regnes som varsling.
Det er først når arbeidstaker sier ifra eller ytrer seg om det loven definerer som et kritikkverdig forhold, at ytringen er et varsel.
Noen ganger kan det være vanskelig å avgjøre om et forhold er kritikkverdig eller ikke. Da kan den som vurderer å varsle, søke råd hos egen arbeidsgiver, verneombudet,
tillitsvalgte eller ringe Arbeidstilsynet for veiledning.
3. Hvorfor bør du varsle om kritikkverdige forhold i vår virksomhet?
Arbeidstaker kan alltid varsle om kritikkverdige forhold etter arbeidsmiljøloven kapittel 2 A. Hvis det finnes kritikkverdige forhold i virksomheten vår, vil vi at de skal avdekkes slik at vi kan håndtere og rette opp i dem. Derfor oppfordrer vi til å varsle om kritikkverdige forhold.
Ut fra risikoforhold hos oss er det særlig viktig og ønskelig at vi varsler om:
- Trakassering, diskriminering og forhold på arbeidsplassen som gjør at du risikerer å bli syk eller skadet. – jfr. aml § 2-3 (2) d og e.
4. Hvem kan du varsle til?
Arbeidsmiljøloven sier at du kan varsle:
- Internt til arbeidsgiver.
- Eksternt til en offentlig myndighet.
- Eksternt til offentligheten.
Dersom du vil varsle offentligheten, for eksempel media, må du ta noen forhåndsregler, (se eget punkt om hvordan varsle eksternt).
Hos oss ønsker vi at du primært varsler til en av disse mottakerne:
Du kan også varsle til disse:
5. Hvordan kan du varsle?
Arbeidsmiljøloven stiller ingen formkrav til varsling. Varsling kan dermed foregå både muntlig og skriftlig. Uansett må du forsikre deg om at den du varsler til, oppfatter at du varsler.
Hos oss foretrekker vi at du varsler på denne måten:
- Skriftlig i en e-post ettersom mottakeren da kan lese det du skriver og deretter ta kontakt med deg om du ønsker det.
Husk at du også kan varsle via en advokat hvis du foretrekker det.
6. Hvem varsler du til hvis varselet gjelder øverste leder?
Dersom varselet gjelder øverste leder, ønsker vi at du varsler til:
7. Kan du varsle anonymt?
Anonym varsling betyr at ingen skal kunne koble navnet ditt til varselet.
I virksomheten vår kan arbeidstakerne varsle anonymt til:
Slik varsler du anonymt:
- Ring eller skriv og gjør avtale om at du ønsker å være anonym.
8. Når har du plikt til å varsle?
Noen ganger har vi plikt til å varsle. Det gjelder dersom vi blir:
- Oppmerksomme på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og som ansatte ikke selv kan rette opp.
- Kjent med at det skjer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen.
- Skadet eller syke av arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen.
- Oppmerksomme på det som kan være kriminelle forhold.
9. Hva må du tenke på hvis du skal varsle eksternt?
Arbeidstakerne i virksomheten vår har alltid rett til å varsle til en tilsynsmyndighet eller annen offentlig myndighet.
Dersom du vil varsle offentligheten, for eksempel media, stiller arbeidsmiljøloven noen ekstra krav:
- Du må være i aktsom god tro om at det faktisk foreligger et kritikkverdig forhold.
- Varselet må gjelde kritikkverdige forhold som er av allmenn interesse.
- Du må først ha varslet internt, eller ha grunn til å tro at det ikke vil nytte å varsle internt i virksomheten.
«Aktsom god tro» vil si at du må ha grunn til å tro at det er snakk om et lovbrudd og at påstandene er riktige. Du skal ikke gå ut i media eller offentligheten med grunnløse påstander.
10. Hvilke opplysninger bør varselet inneholde?
Et varsel bør inneholde disse opplysningene:
- Navn og kontaktinformasjon til den som varsler, dersom den som varsler ikke ønsker å være anonym.
- Hva som har skjedd, eller hva det kritikkverdige forholdet handler om.
- Når det skjedde (for eksempel tidsrom, dato, klokkeslett).
- Hvem som er involvert.
- Hvor det skjedde.
- Om det var vitner til stede.
- Dokumentasjon eller bevis, dersom dette finnes.
11. Vil du som varsler, få en bekreftelse på at varselet er mottatt?
Den som mottar et varsel, vil så tidlig som mulig gi skriftlig tilbakemelding til den som varsler om at henvendelsen er registrert og vil bli behandlet. Vanligvis vil bekreftelsen på mottatt varsel bli sendt på e-post. Svar via SMS vil bli brukt dersom varsleren ringer eller selv sender en SMS.
12. Hvem skal undersøke, vurdere og håndtere varsling?
Direktør HMSK og HRM vil som hovedregel være den som tar initiativet til å undersøke, vurdere og håndtere varsling. Rådgiver HMSK og rådgiver HRM vil også kunne ha den rollen og opptre som saksbehandlere. Noen ganger vil det imidlertid være mest riktig at en av disse utpeker en annen leder med personalansvar som saksbehandler. Ledelsen vil som hovedregel bli orientert om alle varsler.
13. Hvordan undersøker, vurderer og håndterer vi varsling?
Arbeidsgiver skal sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt. Hvor lang tid, og hvor grundig varselet blir undersøkt, avhenger av varselets alvorlighet eller kompleksitet.
Etter at varselet er registrert og en bekreftelse på mottak er sendt den som varsler, vil kompleksiteten i varselet vurderes. Saksbehandlingen vil normalt starte i løpet av én uke.
Målet med innledende undersøkelser, er å få en så god oversikt over saken som mulig ved å:
- Ta kontakt med den som varsler (hvis mulig).
- Snakke med andre personer som er berørt av varselet.
- Snakke med personer som kan bidra til en løsning.
En beslutning om hva som kan og bør gjøres, vil i de fleste tilfeller bli tatt i løpet av tre uker. Dersom det er behov for lengre saksbehandlingstid, vil berørte personer bli orientert.
En skriftlig konklusjon vil bli utarbeidet av saksbehandler som dokumentasjon på at saken er undersøkt, vurdert og avsluttet. Når konklusjonen foreligger, vil saksbehandler ta stilling til hvem som skal og bør ha informasjon om at forholdene er undersøkt, hva utfallet er og hvilke tiltak som eventuelt skal iverksettes.
14. Prinsipper for god saksbehandling
Når vi undersøker et varsel, skal vi følge prinsipper for god saksbehandling. Det betyr at:
- Varslerens identitet og opplysninger i saken ikke skal være kjent for flere enn det som er nødvendig (konfidensialitet).
- Den som håndterer varsling ikke skal ha egne interesser i saken (habilitet).
- Den som beskyldes for et kritikkverdig forhold, må få mulighet til å gi sin versjon av saken.
15. I hvilke tilfeller kan det være vanskelig å undersøke et varsel?
Det kan være vanskelig å undersøke et varsel dersom:
- Det varsles muntlig, anonymt og med en for generell beskrivelse av problemet.
- Varselet gjelder psykososiale forhold som oppfattes svært ulikt av de som er berørt.
16. Vil du som varsler, få informasjon om hvordan arbeidsgiver håndterer varselet?
Dersom det er mulig, vil den som har varslet bli orientert om utfallet av undersøkelsene og om hvilke tiltak bedriften vil iverksette. Orienteringen vil som hovedregel bli gitt i form av en kort skriftlig tilbakemelding. – jfr. avsnitt 13.
17. Hva skjer hvis du som varsler, blir utsatt for gjengjeldelse?
Gjengjeldelse mot arbeidstakere som varsler i samsvar med arbeidsmiljøloven, er forbudt. Eksempler på gjengjeldelse er usaklig forskjellsbehandling, sosial ekskludering og advarsler.
Dersom du som varsler, står i fare for å bli gjengjeldt – eller blir gjengjeldt – vil vi:
- Kartlegge risikoen og omfanget i den hensikt å treffe tiltak for å forhindre enhver form for gjengjeldelse.
Målet med risikovurderingen og påfølgende tiltak er å ivareta den som varsler og den det varsles om slik at et fullt forsvarlig arbeidsmiljø opprettholdes.
18. Hva skjer dersom du blir varslet på?
Et varsel kan være rettet mot én eller flere personer, mot kollegaer eller mot arbeidsgiver.
Den som blir utpekt som ansvarlig for et kritikkverdig forhold, har rett til å få vite hva hun/han blir beskyldt for, og til å gi sin versjon av saken.
Hos oss skal den som blir varslet på, kunne forvente at bedriften håndterer saken med utgangspunkt i følgende prinsipper:
- Alle har krav på å bli vist respekt og behandlet med verdighet.
- Alle skal bli hørt og få medvirke til avklaringer og til at saken blir løst.
- Den varselet er rettet mot, skal få passende oppfølging – som hovedregel fra nærmeste leder med personalansvar.
- Oppfølgingen skal skje på en måte som bidrar til et fullt ut forsvarlig arbeidsmiljø.
19. Hvilken rolle har verneombudet i varslingssaker?
Arbeidstakere kan varsle via verneombudet. Verneombudet skal videreformidle varsel til arbeidsgiver, og være tilgjengelig for råd og veiledning i prosessen.
Hos oss skal verneombudet ha følgende rolle i varslingssaker:
- Som hovedregel ta påstandene om kritikkverdige forhold videre til arbeidsgiver.
- Opptre som en upartisk rådgiver som ivaretar et eventuelt ønske om konfidensialitet.
20. Rollen til tillitsvalgt i varslingssaker
Arbeidstaker kan varsle via tillitsvalgte. Tillitsvalgte skal videreformidle varselet til arbeidsgiver på vegne av en arbeidstaker og gi råd og veiledning til arbeidstakere i saker som gjelder varsling.
Hos oss skal tillitsvalgt ha følgende rolle i varslingssaker:
- Videreformidle samtlige varsler til arbeidsgiver.
- Søke å ivareta alle involverte ved å opptre upartisk.
- Være tilgjengelig for råd og veiledning i prosessen.
- Delta i møter med ledelsen og andre involverte personer.
- Ikke være saksbehandler.
21. Rollen til AMU i varslingssaker
Hos oss skal AMU ha denne rollen i varslingssaker:
- Delta i arbeidet med å utarbeide varslingsrutiner.
- Ikke være saksbehandler i konkrete varslingssaker.
- Holdes orientert om antall varslingssaker og hvilke kritikkverdige forhold disse sakene gjelder.
- Holdes orientert om hvordan sakene blir håndtert og løst.
22. Rollen til andre aktører i varslingssaker
Hos oss har disse aktører følgende rolle i varslingssaker:
Bedriftshelsetjenesten (BHT).
- BHT vil opptre som saksbehandler og være rådgiver for vernetjenesten og bedriften.
Versjonsdato: 30.08.21