Virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper, noe som følger av åpenhetslovens § 4. Rent praktisk har vi lagt til grunn følgende metodikk:

1. Ansvarlighet er forankret i konsernets virksomheter og i de respektive styrene. Den enkelte virksomhet har på den måten forpliktet seg til å følge kravene i åpenhetsloven. Prinsippene om anstendighet i arbeidslivet er innarbeidet i interne prosedyrer som blir regelmessig gjennomgått og revidert.
2. Aktsomhetsvurderingene gjennomføres etter kartlegging av alle vesentlige leverandører og forretningspartnere, og følger disse trinnene
   1. Leverandør- og forretningskjeder identifiseres og kartlegges
   2. Informasjon innhentes fra leverandører og forretningspartnere
   3. Risikovurdering gjennomføres som følge av kartleggingen
3. Risikofaktorene bearbeides, prioriteres og det iverksettes forebyggende tiltak. Hovedsakelig gjennom avtalefestede retningslinjer for anstendighet i verdikjedene.
4. Hvis det identifiseres forhold hos leverandører eller forretningspartnere som krever oppfølging, behandles disse sakene med mål om å unngå eller redusere den skadelige virkningen.
5. En redegjørelse om aktsomhetsvurderinger ble første gang publisert 26. juni 2023. Dette er derfor en oppdatert redegjørelse i tråd med åpenhetslovens § 5.

Insider Group AS og datterselskaper som dekkes av denne redegjørelsen.

Leverandører og forretningspartnere

Verdikjedene er inndelt slik:

• Leverandør: Aktør som er involvert i fremstillingen av en vare eller en tjeneste. Åpenhetsloven definerer leverandørkjede i § 3 bokstav d. Leverandørkjeden omfatter alle ledd i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer eller produserer varer, tjenester eller andre innsatsfaktorer som inngår i en virksomhets levering av tjenester eller produksjon av varer *.
• Forretningspartner: Alle som leverer varer eller tjenester direkte til virksomheten, men som ikke er en del av leverandørkjeden. Det vil si levering av varer og/eller tjenester som ikke utgjør en del av virksomhetens tilbud.

*Blant «leverandørene» finnes virksomheter som defineres som «underleverandører» fordi de opererer med arbeidskraft som primær innsatsfaktor i en underleveranse. Et mindretall av disse er omfattet av åpenhetsloven og tas med i aktsomhetsvurderingene. Resten følges opp i samsvar med andre lov- og forskriftskrav, blant annet Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett.

Anskaffelse av produkter og tjenester

Anskaffelsene kan deles inn i hovedgruppene nedenfor.

Produkter:

• Kjemikalier
• Maskiner, utstyr og verktøy
• Arbeidstøy, verne- og sikkerhetsutstyr
• Hygieneprodukter
• Råvarer mat
• Tjenestebiler

Tjenester:

• Renovasjon
• Fasilitetstjenester
• Underleveranser

Produksjonen foregår i:

• Norge
• Norden
• EU

Vi er også oppmerksomme på at deler og komponenter kan stamme fra andre opprinnelsesland.

Insider Group AS har merket seg at et grunnprinsipp for en bedrifts aktsomhetsvurderinger er at den skal tilpasses virksomhetens kontekst og risiko.

Figuren nedenfor viser prosessen for aktsomhetsvurderinger og støttetiltak i OECDs veileder for hvordan dette bør virke i en ansvarlig virksomhet.

Selv om virksomhetene til en viss grad er ulike, er prinsippene de samme når det gjelder metodikk og arbeidsflyt. Det er valgt en praktisk tilnærming som kan forklares ved hjelp av disse fem trinnene:

Basert på de siste årenes erfaringer fra arbeidet med aktsomhetsvurderinger, kan det komme justeringer i tilnærming og metodikk i tiden som kommer.

I gjeldende rutiner stilles det krav til forebyggende tiltak som begrenser risiko. Det er naturligvis variasjoner mellom virksomhetene i konsernet når det gjelder detaljer, men som et eksempel skriver Insider Facility Solutions AS dette i en av sine prosedyrer: «Målet er at alle innkjøpsavtaler skal styres av interne etiske retningslinjer for anstendighet i arbeidslivet, og kravet om bærekraftige prosesser i leverandørkjedene.»

Andre hovedtrekk ved rutiner som beskriver prosesser for anskaffelse, er:

• Alle innkjøpsavtaler skal forankres sentralt i virksomheten.
• Det er utarbeidet kriterier for kvalifisering av leverandører.
• Det utarbeides spesifikke krav til leverandørene og til deres produkter.
• Beslutninger om valg av leverandører og til avtaleinngåelse er samlet på et et begrenset antall personer.
• En skriftlig avtale om å følge etiske retningslinjer signeres av kjøpere og leverandører.

I tillegg til tiltak knyttet til dialogen med leverandørene og avtalene som inngås, er følgende tiltak gjennomført:

• Prosedyrer er utarbeidet, godkjent og implementert.
• Registre som gir oversikt over leverandører, underleverandører og forretningspartnere er etablert og klargjort for oppfølging av den enkelte virksomhet.
• Det er etablert systemer for innhenting av informasjon og data fra virksomhetene.
• Rutiner for kartlegging og risikovurdering er etablert.
• Verktøy og systemer for saksbehandling av funn er tatt i bruk.
• Løsninger for mottak av henvendelser er aktivert.

De nevnte aktivitetene er innarbeidet i virksomhetenes ledelsessystemer. Samsvar og etterlevelse vil følges opp ved interne revisjoner.

I løpet av dette arbeidet har konsernets virksomheter identifisert noen risikofaktorer, men også en rekke muligheter for å styrke dialogen med samarbeidspartnere om et bærekraftig og anstendig arbeidsliv. Det pågår fremdeles et betydelig arbeid med å gjennomgå og oppdatere avtaleverk, en naturlig følge av at virksomhetene har sett fordelene ved å redusere det totale antallet leverandører.

Det er inntil nå ikke gjort funn som gir alvorlig bekymring for brudd på anstendighet i leverandørkjedene. Imidlertid har noen konkrete observasjoner blitt fulgt opp, spesielt i forhold til følgende produktgrupper:

• Arbeidstøy produsert i land utenfor Norge, Norden og EU.
• Metervare (tekstiler) fra opprinnelsesland utenfor Norge, Norden og EU som inngår i produksjonen av arbeidstøy.
• Deler og komponenter til maskiner produsert utenfor Norge, Norden og EU.
• Produksjon og håndtering av emballasje.
• Transporttjenester

De aktuelle leverandørene er anerkjente aktører i markedet og kan, ved forespørsel, dokumentere  gode kontroll- og oppfølgingsrutiner for produsentene. Likevel tyder funnene og potensielle negative forhold på at det vil være hensiktsmessig å be om ytterligere dokumentasjon på enkelte områder. Disse aspektene, samt det praktiske arbeidet med dokumentasjonskrav før avtaleinngåelse, vil bli tatt i betraktning ved kommende dokumentrevisjoner.

Redegjørelsen for konsernets arbeid med aktsomhetsvurderinger vil bli oppdatert i takt med framdriften i det videre arbeidet.

Høvik, 24. juni 2025