I løpet av de siste månedene har HR-avdelingen i Insider Facility Solutions gjennomført opplæringssesjoner på ulike driftskontorer. Dette er gjort for å styrke kompetansen knyttet til oppfølging av sykefravær. Dette initiativet er et av tiltakene knyttet til sykefraværsoppfølging med formål om å få ansatte raskere tilbake i arbeid.   

Så langt i år har HR-teamet besøkt flere av våre kontorer på Østlandet. Først besøkte de Stålfjæra på Kalbakken, der opplæringen ble så godt mottatt at de raskt fortsatte til driftskontoret i Drammen. 

Engasjerende opplæring  

Nylig besøkte teamet også region Viken Øst ved avdelingskontoret i Råde. Der startet dagen med besøk fra NAV Arbeidslivssenter Viken Øst, for å diskutere et spennende fremtidig prosjekt. Resten av dagen gikk deretter med til opplæring i hvordan man følger opp sykefravær blant ansatte.  

Deltakerne inkluderte ledere fra hele region Viken Øst, som sammen drøftet utfordringer knyttet til sykefravær og mulige løsninger. 

– Nå skal vi gjøre noe veldig gøy! Sier en engasjert HR manager, Lilly Holth og organiserer deltakerne inn i fire grupper. Deretter ble det presentert tre caseoppgaver som alle gruppene skulle samarbeide om den påfølgende timen for deretter presentere sine svar til resten av deltagerne.

Suksess i opplæring av ledere  

Et tema som ble diskutert gjennom hele dagen, var hvordan ledere ute i driftsapparatet bedre kan kommunisere og formidle informasjon. Da spesielt vedrørende medvirkning, og kartlegging av tilretteleggende tiltak for sine ansatte når det gjelder sykefravær.  

– Dette krever at vi som ledere også får den riktige opplæringen slik at vi kan være trygge på det vi kommuniserer og informerer videre til våre ansatte, sier serviceleder for avdeling 30-Follo, Alexandra Ocias.  

Flere andre serviceledere nikker rundt bordet, og legger til at slike opplæringstiltak som de har hatt denne dagen kunne de godt ha oftere. Flere utrykker at de har fått svar på mye de tidligere har vært usikre på, og at de nå kan gå tilbake til sine oppgaver med mer trygghet.

Både i Oslo og Viken Vest har opplæringen vært en suksess. Alle regionene som har tatt del i opplæringen, skal i tiden fremover arbeide med tematikken som ble tatt opp. Dette skal de gjøre basert på de ansattes svar på caseoppgavene.

Fremover skal alle oppgavene gjennomgås på nytt sammen med de ansatte. Men, denne gangen skal de derimot ha en annen vinkling på oppgavene. Nemlig, fokus på hva og hvordan de kan forbedre seg i regionen.

Erfaringen HR har opparbeidet seg understreker behovet for et kurs i Motimate portalen som vil ha fokus på medvirkningsplikten ved sykefravær. Medvirkiningspliken er plikten den ansatte har til å samarbeide med arbeidsgiver dersom de blir borte fra jobb. Dette ble veldig godt mottatt av de som var til stede, da det var stor enighet om at dette var et hjelpemiddel som vil kunne bistå de ansatte i fremtiden. 

Tips til sykefraværshåndtering 

• En god start på oppfølgingen av sykefravær er å åpne samtalen på en vennlig og åpen måte. Et enkelt spørsmål som “hvordan har du det?” kan føre til åpne samtaler der ansatte er villige til å dele ærlig. 
• Det er viktig å huske at arbeidsgiver ikke har lov til å spørre om diagnoser eller detaljer rundt hvorfor en ansatt ikke kan jobbe. Likevel har de rett til å spørre om relevante detaljer knyttet til fraværet, som hvilke oppgaver de klarer å utføre. 

• Det er også viktig for ansatte å huske at de har en plikt til å samarbeide med arbeidsgiveren under oppfølgingen av sykefraværet. Denne kalles medvirkningsplikten. Dette innebærer å svare på henvendelser fra arbeidsgiver og delta aktivt i prosessen.